「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」レビュー!

感想文

皆さん、こんにちは!

学生リポーターの樹(いつき)@itsutsuki3 です!

この4月から社会人になる人も多いのではないでしょうか。

僕も近づきつつある就職に期待と不安を抱いて過ごしています。

社会人として身につけなければいけないスキルとして「メール」を挙げることができます。

僕たちの世代はSNSによる連絡が普通であるため、改まったメールを打つ機会というものあまりありません。

ということで今回はメールの書き方について「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」を読んでいきたいと思います。

「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」

電子版の発行が2017年3月、著者は平野友朗(ひらのともあき)氏です。

一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事

株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役

(中略)

著書に

「カリスマ講師に学ぶ!実践ビジネスメール教室」

「ビジネスメールの常識・非常識」

「これですっきり!ビジネスメールのトラブル解消」

「誰も教えてくれなかった ビジネスメールの書き方・送り方」

など多数。

(著書紹介より)

1.仕事が速い人のメール発想

著者が1万通以上のビジネスメールを添削してきて感じたことに

「メールが速い人=仕事が速い人」

というものがあります。

これは

  1. メールの処理が速い
  2. メール以外の業務に時間を割くことができる
  3. 仕事がはかどる

という簡単なモノではなく、メールを書くには

基本的なパソコンの操作能力

「文章力」「語彙力」

「読解力」

などが必要になってきます。

つまり

「メールの扱いにはビジネスのエッセンスが詰まっている」

ということです。

仕事が速い人の発想① 「主導権」を握る

自分から積極的にコミュニケーションをとり、仕事が先に進むように先手を打っていくことでメールのやり取りで主導権を握り、自分のペースで仕事をすすめることができます。

仕事が速い人の発想② ムダなことを排除する

話し合いを行いときは自分の予定も先に記載することで「確認→承諾→日程確認」という手間を省くことができます。

他にも会話のキャッチボールを不用意に続けないなども挙げられます。

仕事が速い人の発想③ 優先順位をつけない

仕事が早い人ほど優先順位を決めていそうですが、本当に仕事が早い人は優先順位をつける時間を使って目の前のメールを消費します。

仕事が速い人の発想④ 相手の思考を先まわりして考える

相手から発せられるであろう疑問に先にふれておくことで、その後のメールの通数を減らすことができます。

発想②にあった「ムダなことを排除する」にも通じる考え方です。

これらのポイントを踏まえて、次の章からは仕事が速い人が気をつけている5つのポイントについて詳しく説明しています。

5つのポイントとは「目的」「ビジュアル」「返信しやすさ」「言葉」「処理図鑑の短縮」です。

2.目的を意識しながら書く

「目的」

メールを書く際にはメールの形式ばかりに意識が行きがちですが、本来そのメールをどのような目的で送るかを考えることで、得たい情報に適したメールを書くことができます。

回りくどい言い方をせず先に結論を述べたり、題名に目的を書いてから本文に手を付けたりすることで本来の目的を見失うことなくメールを書くことができます。

3.ビジュアルを工夫して読ませる

「ビジュアル」

大量のメールの中から自分の送ったものを読んでもらうためには第一印象が大切になります。

メールのビジュアルをよくするコツとしては

・20~30文字で改行

・関連する情報を近くに置く

・箇条書きを用いる

などが挙げられます。

4.確実に返信を受け取る

「返信しやすさ」

相手が返信するのに考え込んでしまうようなメールを送ると返信が遅れ、こちらの業務に支障が出てしまいます。

相手が返信しやすい文面を心がけましょう。

6W1Hを加えて書くこと具体的な選択肢を用意することなどが挙げられます。

また【重要】【必須】を使うことで、相手の意識に残るようにすることもできます。

期限を設定し、一秒でも過ぎたら確認メールを送るという方法も有効だそうです。

5.相手の心に刺さる言葉を使う

「言葉」

「相手の心に刺さる言葉」「相手の心を動かす言葉」を使って忘れられないようなメールを書く必要があります。

相手の立場に共感するコメントは決まりきった文言のメールに人間らしさを加えることができます。

メールがうまい人は、良いと思ったフレーズをストックしておきそこから文章を真似して良いメールを書くそうです。

6.メールの処理時間を削減する

「処理時間の削減」

目的を考え先まわり力を駆使してメールを書くことで相手と不要なやりとりをしなくて済むようになります。

また、相手から連絡があった際は相手の記憶がはっきりしているうちに送ることが大切です。

どんなに素晴らしいメールを作成できても、レスポンスが遅ければ残念な結果になってしまいます。 

おおむねどんなメールでも、ベストタイミングは「翌日」までに送ることが望ましいと筆者は述べています。

「金曜日の夕方に送るメールは、とくに注意が必要」だということ。

次の日が休日であるためにその日のうちに溜まっている案件をメールで送信してしまいたいという心理が働きます。

しかし金曜の夜にこちらからメールを送ると、月曜の朝に出勤して開いたメールボックスがメールがひしめき合っている状態になります。

仮に土日に対応したとしても、相手から「この人はいつでも対応してくれる」と思われてしまい、自分の首を絞めることになります。

まとめ

僕はまだそこまでたくさんのメールを一度に扱うことはありませんが、将来を考えると役立ちそうなテクニックもありました。

一つ一つを考えると当たり前と思えることも多いですが、これらの積み重ねでメールのスピードが早くなるということですね!

書ききれなかったテクニックも多いので、ぜひ読んでみてください!

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